Seit dem 01.08.2022 ist es jedem, der in Deutschland eine GmbH gründen will, möglich, hierfür das notarielle Online-Verfahren zu nutzen. Dank des Gesetzes zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie (DiRUG) und des Gesetzes zur Ergänzung der Regelung zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie (DiREG) ist es nun nicht mehr zwingend erforderlich, persönlich einen Notar aufzusuchen. Hierdurch soll das Verfahren vereinfacht und beschleunigt werden.
Zum Anwendungsbereich
Nach dem neuen Gesetz sind nicht nur GmbH- oder UG-Gründungen, sondern auch Handelsregisteranmeldungen für alle Rechtsträger online möglich. Miteinbezogen in den Anwendungsbereich des Online-Beglaubigungsverfahrens sind außerdem auch Anmeldungen zum Partnerschafts-, Genossenschafts- und Vereinsregister.
Zunächst sind nach dem DiRUG lediglich Bargründungen – das heißt Gründungen unter Erbringung des Stammkapitals in Geld – online möglich. Durch das DiREG sollen ab dem 01.08.2023 auch Sachgründungen im Online-Beglaubigungsverfahren möglich sein. Lediglich die Gründung unter Einbringung solcher Sacheinlagen, deren Übertragung ihrerseits beurkundungspflichtig ist, sollen nicht in den Anwendungsbereich des Online-Verfahrens fallen. Hierunter fallen Übertragungen von Grundstücken oder auch GmbH-Anteilen.
Des Weiteren sind ab dem 01.08.2023 Änderungen des Gesellschaftsvertrags durch satzungsändernde Beschlüsse umfasst, was auch Beschlüsse über die Erhöhung und Herabsetzung des Stammkapitals betrifft.
Wie funktioniert die Online-GmbH-Gründung?
Durch das neue Gesetz wird es ermöglicht, Willenserklärungen notariell mittels Videokommunikation zu beurkunden sowie qualifizierte elektronische Signaturen öffentlich beglaubigen zu lassen. Zudem können nun auch die Eintragung von Zweigniederlassungen und die Einreichung erforderlicher Informationen und Urkunden vollständig online vorgenommen werden. Somit wird es dem Einzelnen ermöglicht, die erforderlichen Beglaubigungen ohne größeren Aufwand von zu Hause aus in einer Videokonferenz mit dem Notar vorzunehmen. Erforderlich ist hierfür nur ein PC oder Tablet und zusätzlich ein Smartphone, auf dem die kostenfreie Notar-App installiert ist. Unter Verwendung eines aktuellen Ausweisdokuments lässt sich das Online-Verfahren dann unkompliziert nutzen.
Bei der Online-Beglaubigung ist dafür gesorgt, dass sehr hohe Anforderungen an Sicherheit und Datenschutz erfüllt sind. Sämtliche Daten liegen hierbei verschlüsselt auf Servern innerhalb der Bundesrepublik Deutschland. Zulässig ist die Beurkundung im Online-Verfahren ausschließlich über das Videokonferenzsystem der Bundesnotarkammer. Durch die Nutzung des Ausweisdokuments, etwa in Verbindung mit der eID-Funktion des deutschen Personalausweises, ist die Identität des Gegenübers sichergestellt und die Vertraulichkeit im Verhältnis zum Notar – wie auch im persönlichen Gespräch – gewahrt. Sollte ein gestohlenes oder gefälschtes Ausweisdokument verwendet werden, so wird dies vom System erkannt. Insofern soll ein wirksamer Schutz etwa gegen Steuerbetrug oder Geldwäsche geschaffen werden.
Neuregelungen bei der Bekanntmachung
Im Bekanntmachungswesen sind ebenfalls Änderungen erfolgt. Das Verfahren wurde bürgerfreundlicher und zunehmend digital ausgestaltet.
Die Bekanntmachung von Registereinträgen über das bisherige Bekanntmachungsportal ist nun nach dem „once-only-Prinzip“ nicht mehr erforderlich. Die Bekanntmachungen erfolgen nun dadurch, dass sie im jeweiligen Register online erstmalig zum Abruf bereitgestellt werden. Rechnungsunterlagen und Unternehmensberichte werden nicht mehr an den Bundesanzeiger, sondern nur noch an das Unternehmensregister übermittelt.
Daten aus dem Handelsregister sowie aus dem Vereins-, Partnerschafts- und Genossenschaftsregister können fortan kostenlos – ohne die bisher anfallende Abrufgebühr – eingesehen werden. Dies kompensiert die bisher kostenlose Einsicht des Bekanntmachungsportals.
Teilweise bleibt persönlicher Notartermin auch weiter erforderlich
Bei sonstigen Beurkundungen, die nicht von den Neuregelungen umfasst sind, soll allerdings auch nach den Änderungen im Jahre 2023 noch ein persönlicher Notartermin erforderlich bleiben. Dies gründet auf dem Umstand, dass etwa in erb- und familienrechtlichen Angelegenheiten im Zusammenhang mit Immobilienkäufen häufig unerfahrene und daher besonders schützenswerte Personen beteiligt sind. Der Schutz dieser Personen kann bei einem persönlichen Notartermin besser gewährleistet werden.
Wir halten Sie zu diesem Thema gerne weiter auf dem Laufenden!
Autor: Michael Heinze, Rechtsanwalt am Standort Köln